Zadanie: „Wzmocnienie środowisk polonijnych w Wielkiej Brytanii”Działanie: „Edukacja jako klucz do przeciwdziałania kryzysom polskich rodzin w UK”  

I. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w cyklu wydarzeń edukacyjnych pod nazwą „Edukacja jako klucz do przeciwdziałania kryzysom polskich rodzin w UK”, obejmującym konferencję, szkolenia oraz warsztaty, organizowanych przez NatiCare Plus CIC z siedzibą przy 483 Green Lanes, Londyn, N13 4BS, Wielka Brytania (Numer Rejestracyjny: 16082257).
  2. Postanowienia zawarte w regulaminie obowiązują zarówno Uczestników, jak i Partnerów wydarzeń.
  3. Przystąpienie do udziału w którymkolwiek z wydarzeń oznacza akceptację wszystkich warunków określonych w niniejszym dokumencie.
  4. Wszystkie wydarzenia oraz komunikacja z Uczestnikami odbywają się w języku polskim.

II. Definicje pojęć

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące definicje:

  1. Organizator – NatiCare Plus CIC, z siedzibą przy 483 Green Lanes, Londyn, N13 4BS, Wielka Brytania, zarejestrowana pod numerem 16082257.
  2. Uczestnik – osoba fizyczna, która dokonała zgłoszenia uczestnictwa w konferencji, szkoleniach lub warsztatach za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego online.
  3. Uczestnictwo – faktyczny udział w wydarzeniach edukacyjnych (konferencja, szkolenia, warsztaty) odbywających się w określonym miejscu i czasie, zgodnie z harmonogramem podanym przez Organizatora.
  4. Partner – osoba fizyczna, osoba prawna lub inny podmiot trzeci współpracujący z Organizatorem przy realizacji wydarzeń w zakresie organizacyjnym, promocyjnym lub merytorycznym.
  5. Potwierdzenie udziału – oficjalna informacja przesłana przez Organizatora drogą elektroniczną na adres e-mail podany w formularzu rejestracyjnym, stanowiąca odpowiedź na zgłoszenie uczestnictwa.
  6. Wydarzenie – ogólne określenie obejmujące wszystkie formy aktywności edukacyjnych organizowanych przez NatiCare Plus CIC w ramach zadania „Wzmocnienie środowisk polonijnych w Wielkiej Brytanii”, w tym konferencję, szkolenia oraz warsztaty.

III. Terminy i lokalizacja wydarzeń

  1. Szkolenia i warsztaty odbędą się w dniach 15–18 września 2025 r.
  2. Konferencja zaplanowana jest na dzień 20 września 2025 r., w siedzibie Polish Association in Slough (Stowarzyszenie Polskie w Slough), pod adresem:
    Gryf, Church Lane, Stoke Poges, Slough, SL2 4NZ, Anglia.

IV. Warunki uczestnictwa

  1. Warunkiem udziału w Wydarzeniu jest wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego online, co jest równoznaczne z:
    a) akceptacją niniejszego Regulaminu,
    b) wyrażeniem zgody na publikację danych osobowych uczestnika – imienia, nazwiska oraz nazwy instytucji, którą reprezentuje.
  2. Warunkiem udziału w szkoleniu jest również wyrażenie zgody na upublicznienie informacji o przynależności uczestnika do konkretnej placówki edukacyjnej, organizacji lub środowiska, w którym działa zawodowo lub społecznie. Informacja ta może zostać uwzględniona w raportach, materiałach projektowych oraz działaniach informacyjnych związanych z programem EduCare Polonia.
  3. Uczestnik zobowiązany jest do wypełnienia formularza rejestracyjnego rzetelnie i zgodnie ze stanem faktycznym.
  4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z podania nieprawidłowych lub niepełnych danych przez Uczestnika w formularzu zgłoszeniowym.
  5. Zgłoszenia należy przesłać w nieprzekraczalnym terminie:
  6. do dnia 13 września 2025 r., godz. 00:00 – w przypadku warsztatów i szkoleń,
  7. do dnia 19 września 2025 r., godz. 00:00 – w przypadku konferencji.
  8. Po zakończeniu rejestracji Uczestnik otrzymuje automatyczne potwierdzenie przesłania zgłoszenia drogą elektroniczną (e-mail).
  9. Pozytywna weryfikacja zgłoszenia przez Organizatora skutkuje przesłaniem drogą elektroniczną potwierdzenia udziału w Wydarzeniu.
  10. Liczba miejsc jest ograniczona. Osoby, które nie zakwalifikują się do udziału w pierwszej turze, zostaną wpisane na listę rezerwową. W przypadku zwolnienia miejsc. Uczestnicy z listy rezerwowej będą informowani w pierwszej kolejności, otrzymają również priorytetowy dostęp do zapisów na kolejną edycję szkoleń w ramach części 2 programu. Decyzja o zakwalifikowaniu osoby z listy rezerwowej należy wyłącznie do Organizatora.
  11. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany: terminu, formy wydarzenia (np. na wersję online), programu lub miejsca realizacji, z przyczyn od niego niezależnych. Wszelkie zmiany będą niezwłocznie komunikowane Uczestnikom drogą mailową.
  12. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału w wydarzeniu bez podania przyczyny, zwłaszcza w przypadku niekompletnego zgłoszenia, naruszenia zasad niniejszego Regulaminu lub z powodu ograniczeń organizacyjnych.
  13. Na podstawie zgłoszenia Uczestnika przesłanego drogą elektroniczną, organizator przygotowuje i drukuje identyfikator zawierający dane uczestnika, o których mowa w ust. 1.

V. Ochrona danych osobowych RODO

  1. Organizator informuje, że dane osobowe podane przez Uczestników w formularzu rejestracyjnym będą przechowywane i przetwarzane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).
  2. Administratorem danych osobowych jest NatiCare Plus CIC, z siedzibą przy ul. 483 Green Lanes, Londyn, N13 4BS, Wielka Brytania, zarejestrowana pod numerem 16082257.
  3. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
  4. realizacji obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy),
  5. przesyłania potwierdzeń, materiałów informacyjnych i organizacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda),
  6. spełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
  7. realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności dokumentowania działań projektowych i sprawozdawczości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w wydarzeniu. Brak ich podania uniemożliwi uczestnictwo.
  9. Zakres zbieranych danych obejmuje: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, nazwę reprezentowanej instytucji, funkcję/stanowisko oraz informacje o przynależności do danej placówki, organizacji lub środowiska.
  10. Dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom trzecim, z wyjątkiem:
  11. osób i podmiotów współpracujących z Administratorem w zakresie organizacji wydarzenia (np. obsługa techniczna, informatyczna, druk identyfikatorów),
  12. podmiotów uprawnionych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
  13. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a po jego zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa lub do momentu przedawnienia roszczeń.
  14. Uczestnikowi przysługuje prawo do:
    a) dostępu do swoich danych,
    b) sprostowania danych,
    c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO,
    d) ograniczenia przetwarzania,
    e) przenoszenia danych,
    f) cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem,
    g) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
  15. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania.
  16. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
  17. w przypadku Polski: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO),
  18. w przypadku Wielkiej Brytanii: Information Commissioner’s Office (ICO),
    jeśli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.
  19. Podane dane będą przetwarzane zgodnie z treścią ogólnego rozporządzenia o  ochronie danych, a w szczególności art. 6 ust. 1a, 1b, 1c oraz 1f RODO;

VI. Organizacja konferencji, szkolenia i warsztatów

  1. Udział w wydarzeniach organizowanych w ramach programu EduCare Polonia jest bezpłatny. Ich realizacja możliwa jest dzięki finansowaniu publicznemu oraz zaangażowaniu Organizatora i Partnerów projektu.
  2. Uczestnicy są zobowiązani do wypełnienia krótkiej ankiety ewaluacyjnej po zakończeniu wydarzenia. Udział w ewaluacji jest elementem sprawozdawczości wymaganej przez grantodawce i służy usprawnieniu kolejnych edycji programu.
  3. Konferencja oraz wydarzenia towarzyszące będą filmowane i fotografowane przez Organizatora. Zgłoszenie uczestnictwa oznacza wyrażenie zgody na utrwalenie i wykorzystanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych, dokumentacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu.
  4. Wizerunek może zostać wykorzystany w publikacjach oraz relacjach medialnych mających na celu prezentację działań wspólnoty polonijnej i promocję efektów projektu w przestrzeni publicznej.
  5. Organizator z poszanowaniem podchodzi do sytuacji, w których publikacja wizerunku Uczestnika może być niewskazana z uwagi na bezpieczeństwo osobiste, kwestie prawne lub prywatność. W takich przypadkach Uczestnik powinien niezwłocznie poinformować Organizatora projektu (mail : office@naticare.org).
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy osobiste Uczestników zagubione, zniszczone lub skradzione podczas wydarzenia.
  7. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania zasad bezpieczeństwa, w tym przepisów BHP i przeciwpożarowych, a także do stosowania się do poleceń organizacyjnych i technicznych wydawanych przez przedstawicieli Organizatora.
  8. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe wskutek zachowania Uczestnika niezgodnego z przepisami prawa lub postanowieniami niniejszego Regulaminu. Pełna odpowiedzialność prawna i majątkowa za wszelkie szkody spowodowane działaniem lub zaniechaniem Uczestnika spoczywa na nim samym.
  9. W maksymalnym zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy prawa, Organizator wyłącza odpowiedzialność za szkody poniesione przez Uczestników w związku z organizacją, przebiegiem, odwołaniem lub zmianą terminu wydarzenia – przekraczające wysokość ewentualnego odszkodowania wypłaconego przez ubezpieczyciela. Powyższe wyłączenie nie dotyczy konsumentów.
  10. Obecność na liście uczestników oraz podpisanie listy obecności podczas rejestracji na miejscu są obowiązkowe. Listy służą m.in. celom organizacyjnym, bezpieczeństwa oraz ewentualnej ewakuacji w sytuacjach zagrożenia.
  11. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania ogólnych zasad kultury osobistej i wzajemnego szacunku, a także do stosowania się do regulaminów i przepisów obowiązujących w miejscu wydarzenia.
  12. Organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia odpowiednich kroków organizacyjnych w przypadku zakłócania przebiegu wydarzenia przez Uczestnika, w tym do jego usunięcia z wydarzenia, zwłaszcza w przypadku naruszenia zasad porządku, bezpieczeństwa, nietrzeźwości, zachowań agresywnych lub nieetycznych.
  13. Spożywanie napojów alkoholowych możliwe jest wyłącznie w wyznaczonej do tego przestrzeni (np. bar lub punkt gastronomiczny). Osoby spożywające alkohol ponoszą pełną odpowiedzialność za swoje zachowanie oraz jego skutki. Organizator nie odpowiada za działania Uczestników pozostających pod wpływem alkoholu.
  14. Udział osób z alergiami, nietolerancjami pokarmowymi oraz innymi przeciwwskazaniami zdrowotnymi odbywa się wyłącznie na własną odpowiedzialność. Organizator nie gwarantuje pełnej kontroli nad składem serwowanych potraw i napojów. W razie wątpliwości Uczestnik proszony jest o wcześniejszy kontakt z Organizatorem lub powstrzymanie się od spożycia danego produktu.
  15. Rezygnacja z udziału – uczestnik ma prawo zrezygnować z udziału w wydarzeniu. Rezygnacja powinna zostać zgłoszona drogą mailową nie później niż na 3 dni robocze przed planowanym wydarzeniem. Brak zgłoszenia rezygnacji może skutkować ograniczeniem dostępu do kolejnych wydarzeń organizowanych przez NatiCare Plus CIC.
  16. Siła wyższa – organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie wydarzenia spowodowane działaniem siły wyższej, tj. okolicznościami niezależnymi od Organizatora, takimi jak: klęski żywiołowe, pandemie, sytuacje nadzwyczajne, decyzje administracyjne itp.

VII . Postanowienia końcowe

  1. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Wydarzeniu i obowiązuje wszystkich Uczestników.
  2. Koszty dojazdu, zakwaterowania oraz inne koszty związane z udziałem w Wydarzeniu ponosi Uczestnik we własnym zakresie, chyba że Organizator postanowi inaczej w indywidualnym uzgodnieniu z Uczestnikiem.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 7 sierpnia 2025 roku.
    Wersja dokumentu: 1.0
  4. Pełna treść Regulaminu oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (RODO / UK GDPR) dostępne są na stronie internetowej projektu:
    www.educarepolonia.org
  5. Aktualizacja regulaminu. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Regulaminie. Ewentualne modyfikacje będą publikowane na stronie internetowej wydarzenia oraz przekazywane Uczestnikom drogą mailową.
    Zmiany nie mają wpływu na prawa nabyte przez Uczestników przed ich wprowadzeniem.