1. Cel dokumentu

Celem niniejszej Polityki jest określenie zasad, procedur oraz środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych uczestników wydarzeń organizowanych przez NatiCare Plus CIC, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz UK GDPR.

2. Informacje o administratorze danych

  • Nazwa administratora: NatiCare Plus CIC
  • Forma prawna: Community Interest Company (CIC)
  • Numer rejestracyjny firmy: 16082257
  • Adres siedziby: 483 Green Lanes, Londyn, N13 4BS, Wielka Brytania
  • Adres e-mail do kontaktu ws. danych osobowych: office@naticare.org

3. Zakres stosowania

Polityka dotyczy wszystkich osób i podmiotów przetwarzających dane osobowe na zlecenie lub w imieniu NatiCare Plus CIC, w tym:

  • pracowników i współpracowników,
  • wolontariuszy,
  • podmiotów przetwarzających dane (np. firmy IT, księgowość, dostawcy usług mailingowych).

4. Rodzaje i zakres przetwarzanych danych

W ramach wydarzeń mogą być przetwarzane następujące dane:

  • imię i nazwisko,
  • adres e-mail,
  • numer telefonu,
  • adres zamieszkania/korespondencyjny,
  • data urodzenia,
  • wizerunek (np. na zdjęciach z wydarzeń),
  • nazwa instytucji, funkcja/stanowisko, przynależność do środowiska,
  • preferencje organizacyjne (np. żywieniowe).

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane uczestników są przetwarzane w celach:

  • organizacji i obsługi wydarzeń edukacyjnych,
  • kontaktu z uczestnikami,
  • dokumentacji oraz promocji wydarzeń,
  • rozliczeń projektów (w tym wobec grantodawców),
  • rekrutacji do przyszłych projektów.

Podstawy prawne:

  • zgoda uczestnika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
  • wykonanie umowy (lit. b),
  • obowiązek prawny (lit. c),
  • uzasadniony interes administratora (lit. f).

6. Zasady przetwarzania danych

  • zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość,
  • celowość i minimalizacja danych,
  • aktualność i prawidłowość,
  • ograniczenie czasu przechowywania,
  • bezpieczeństwo danych.

7. Środki zabezpieczenia danych

a) Organizacyjne:

  • podpisane oświadczenia o poufności,
  • szkolenia z ochrony danych,
  • ograniczony dostęp do danych,
  • stosowanie polityki haseł i autoryzacji.

b) Techniczne:

  • dane przechowywane na komputerze, zabezpieczone hasłem,
  • dane przesyłane są szyfrowane (zip lub szyfrowane załączniki),
  • tworzenie kopii zapasowych,
  • zabezpieczenia antywirusowe,
  • dokumenty papierowe przechowywane w zamkniętych szafach.

8. Udostępnianie danych osobowych

Dane mogą być udostępniane:

  • instytucjom grantodawczym i kontrolnym,
  • dostawcom usług (na podstawie umów powierzenia),
  • partnerom współorganizującym wydarzenia.

Dane mogą być przekazywane do Polski wyłącznie przy zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń zgodnie z UK GDPR.

9. Przechowywanie i usuwanie danych

  • Dane są przechowywane przez okres wymagany do rozliczenia projektu – 5 lat lub do wycofania zgody.
  • Brak odrębnej polityki archiwizacji nie zwalnia z obowiązku terminowego usuwania lub anonimizowania danych.

10. Prawa uczestników

Każdy uczestnik ma prawo do:

  • dostępu do danych,
  • sprostowania,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania,
  • przeniesienia danych,
  • wniesienia skargi do ICO (Information Commissioner’s Office).

Procedura:

  • kontakt mailowy z organizatorem lub koordynatorem projektu,
  • adres do kontaktu: office@naticare.org.

11. Naruszenia ochrony danych

W przypadku naruszenia:

  • niezwłoczne powiadomienie osoby odpowiedzialnej,
  • analiza ryzyka naruszenia praw,
  • zgłoszenie naruszenia do ICO (do 72 godzin),
  • powiadomienie osób, których dane dotyczą (jeśli zachodzi wysokie ryzyko).

12. Aktualizacja dokumentu

Polityka jest przeglądana co najmniej raz w roku lub po zmianach przepisów. Wersja dokumentu: 1.0, data: 07.08.2025 r.

Za zatwierdzenie i wdrożenie niniejszej Polityki odpowiada Zarząd NatiCare Plus CIC.